Avvikling av ungdomsbedrift

Troms · 15 april 2013

Fristen for å avvikle UBen er 31 mai 2013

Eksempler på årsrapporter og revisjonsberetning med maler finnes i UB-løypa: www.ungdomsbedrift.no (steg 32)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FRIST FOR INNLEVERING AV ÅRSRAPPORTEN ER 31. MAI
FRIST FOR AVSLUTNING AV BANKKONTO ER 1. JUNI

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nytt av året:

PS: Husk også å slette facebooksider, twitterkontoer, legge ned nettsider osv. når ungdomsbedriften legges ned

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Husk å sende inn, innen fristen 31. mai:

  • Årsrapport
  • Revisjonsberetning

Sendes til:
Ungt Entreprenørskap Troms
Postboks 667
9257 Tromsø

Etter at vi har mottatt årsrapport og revisjonsberetning og godkjent disse, vil vi fortløpende sende ut attester til skolen.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Her finner du en smørbrødliste over det som må gjøres når man skal avvikle en ungdomsbedrift:

1. Start arbeidet med årsrapporten
Det kan ta tid å finne fram alt det årsrapporten skal inneholde. Det er lurt å starte arbeidet med årsrapporten i god tid så det ikke blir stress på slutten. Selve innholdet i årsrapporten kan variere stort fra bedrift til bedrift, men alle årsrapporter inneholde :

  •  En beskrivelse av bedriftens virksomhet (forretningsidé) og kort om hendelser, investeringer med mer underveis
  •  Organiseringen av bedriften, eiere, ulike stillinger / roller til den enkelte
  •  Læringsutbytte / nytteverdien av å drive Ungdomsbedrift
  •  Godkjent revisjonsberetning (resultat og balanse godkjent av revisor, eventuelt med kommentarer)

Ellers kan det være lurt å ta et søk på internett, da vil dere finne flere typer av årsrapporter som kan brukes som et grunnlag.
Her finner du ett eksempel på årsrapport og ett forslag til revisorberetning henta fra steg 32 i UB-løypa på www.ungdomsbedrift.no
 
2. Avslutt produksjon, salg og legg ned eventuelle nettsteder
Produksjonen må avsluttes i tide og dere må prøve å få solgt ut hele varelageret. Kanskje må dere sette ned prisen og ha et opphørssalg? Klarer dere ikke å få solgt ut alt, skal lageret deles mellom eierne.
Har dere oppretta Facebookside, nettsted, eller twitterkonto i UB'ens navn? Husk å slette disse også.
 
3. Betal alle utestående fakturaer og inndriv utestående fordringer
Dersom dere vet at det er noen fakturaer eller regninger/fordringer dere ikke har mottatt er det på høy tid å purre på disse nå. Vær helt sikre på at dere betaler utestående fakturaer og at kundene deres betaler til dere for varer/tjenester de har motatt.

4. Avslutt alle kontraktsforhold
Dersom dere har noen løpende avtaler om f. eks. levering av varer/tjenester skal disse avsluttes nå. Også avtaler med mentorer, skolen, etc. må avsluttes. Disse er det viktig at dere gir en spesiell oppmerksomhet til, gjerne i form av en egenprodusert gave eller en spesiell takk. Mentor kan kanskje også brukes som referanse når du skal søke jobb?
 
5. Gjør opp og avslutt bankkonto
Kontoen skal gjøres opp, og eventuelt overskudd skal overføres via nettbank til medlemmene eller de som skal ha sin del av overskuddet. Kontoen må stå i null og må avsluttes seinest 1. juni. Dersom dette ikke blir gjort, overføres de resterende pengene til Ungt Entreprenørskap Troms. Kontoen sies opp før generalforsamling og renteinntekter etc. legges inn i regnskapet. Når kontoen er gjort opp, kan det ikke lenger foretas transaksjoner på den, så vær helt sikker på at dere har gjort ferdig alt før dere sier opp kontoen.

Kontoen sies opp ved å sende en e-post til 02245@snn.no, e-posten må inneholde følgende informasjon:

  • navn og organisasjonsnummer til ungdomsbedriften
  • navn og kontaktinformasjon til daglig leder og ansvarlig lærer
  • bekreftelse på at dere har sendt avviklingsmelding til Brønnøysund (se punkt 9)

6. Avslutt regnskap
Alle andelseiere skal ha tilbake sin innskutte andelskapital, også de dere har solgt til personer utenfor bedriften. Skal eksterne andelseiere få avkastning på sine andeler? 10 % avkastning er hyggelig å kunne dele ut hvis dere har gått med overskudd. Send dem et kort infoskriv om bedriftens sluttresultat og hva dere har besluttet å gi som avkastning. Takk andelseierne for at de har satset på bedriften og vedlegg gjerne kopi av årsrapporten. Dersom dere tidligere har bestemt (og budsjettert med) å gi en del av overskuddet til et veldedig formål, så gjør dere det nå. Resten av overskuddet kan dere fordele mellom dere.

Avslutt bokføringen og sett opp balanse og resultatregnskap. Sørg for at dere har bestemt hva som skal gjøres med varebeholdningen. Skal den selges eller skal den nedskrives til verdi 0,- og kastes, eller skal den fordeles blant medlemmene?
 
Regnskapet med oversikt over fordeling av overskudd, skal legges fram for generalforsamlingen.

Fra skattedirektoratet :
Dersom utbetaling av lønn/overskudd overstiger kr 4 000 per person per kalenderår i Ungdomsbedriften, må det innberettes. Når det gjelder utbetaling av overskudd i en ungdomsbedrift, anser vi dette på lik linje som lønn. Utbetaling av innskutt egenkapital (andelskapital), skal ikke innberettes som lønn.

Ungdomsbedriften kan utbetale det beløp de ønsker til veldedige organisasjoner. Dette beløpet skal ikke innberettes på noen måte.

Hvis lønn/overskudd oversiger kr 4 000 per person per kalenderår så gjør dere slik:

1. Last ned skjema RF 1062. Denne kan dere også få hos Skatteoppkreveren i kommunen.

2. Dere må fylle ut ett skjema per ansatt i bedriften. Hvis dere er tre ansatte, må dere ha tre skjemaer. På baksiden står det en forklaring på hvordan skjemaet skal fylles ut

  • I rubrikken "Brutto lønn ved arbeid", fyller dere ut brutto lønn. (Eksempel: det skal utbetales kr 10 000 per ansatt i lønn/overskudd, dette beløpet fylles inn her)
  • Deretter skal dere fylle ut forskuddstrekk. Sjekk Skattekortet til hver enkelt ansatt. (Eksempel: Dersom forskuddstrekk er 20 %, skal ungdomsbedriften trekke kr 2 000 fra de kr 10 000 kr i brutto lønn)
  • Netto lønn er summen av brutto lønn minus forskuddstrekk (Eksempel: i dette tilfellet blir netto lønn kr 8 000)

3. Når dere har fylt ut skjema RF1062, sender dere dette inn til Skatteoppkreveren i kommunen. Skjemaet består av tre deler. En del beholdes av arbeidsgiver (= ungdomsbedriften), en del beholdes av arbeidstaker (= eleven/den ansatte) og en del sendes til Skatteoppkreveren. Nederst er det også en giro.

4. Ungdomsbedriften skal så betale inn forskuddstrekk (Eksempel: kr 2 000 for hver elev) til Skatteoppkreveren i kommunen. Nederst på skjema RF 1062 er det en giro som dere bruker til å betale inn forskuddstrekk. Giroen til Skatteoppkreveren betaler dere på normal måte i banken.

5. Ungdomsbedriften utbetaler netto lønn til arbeidstaker (= eleven/den ansatte). (Eksempel: kr 8 000 til hver elev).

Dette er en forenklet måte å innberette lønn på som gjelder allmennyttige institusjoner.

Husk at arbeidstakers kopi av skjema er kvittering for innbetalt skattetrekk. Det er lurt å ta godt vare på den.

7. Innhent revisjonsberetning
Kontakt revisor (ofte en lærer) og legg fram årsregnskapet med bilag, slik at han/hun får godkjent det. Revisor skal bekrefte skriftlig at han/hun har gjennomgått regnskapet og funnet det i orden. Denne bekreftelsen legges fram for generalforsamlingen. Her er ett forslag til revisorberetning. NB! Elevene i bedriften kan ikke fungere som revisor. 
 
 8. Fullfør årsrapporten
 Årsrapporten skal legges fram for generalforsamlingen og skal minst inneholde:
 • Regnskap med oppstilling av resultatregnskap og balanse inklusiv oversikt over fordeling av overskudd.
 • Revisorberetning.
 • Tekst om hvordan driften har gått. Hva var ideen, hvordan gikk samarbeidet, hva var utfordringene, likestiling, miljø og det som dere ellers vil ha med.
 På nettet finnes det mange årsmeldinger fra store selskap, bruk gjerne en av disse som inspirasjonskilde. Årsrapporten kan også være et fint dokument å ta med seg videre i livet i forhold til jobbsøking etc.
 
 9. Avhold generalforsamling
 I alle selskap og organisasjoner med flere eiere skal det avholdes en årlig generalsforsamling. Dette gjelder også for din bedrift. Dere avholder deres generalforsamling når bedriften skal avvikles ca. i starten av mai måned. 
 
 Generalforsamlingen gjennomføres stort sett som et styremøte, men med en annen saksliste. 
 
 Forarbeid til generalforsamlingen
 Det er en del forarbeid før generalforsamlingen kan avholdes. Alle som har kjøpt andeler i ungdomsbedriften skal ha innkalling. I tillegg kan dere innkalle lærere og mentorer. 
 
Årsrapporten må være ferdig skrevet og distribuert til alle eierne i god tid før møtet. Regnskapet skal være avsluttet og revidert, her lager også økonomilederen et forslag på fordeling av overskudd som legges fram for eierne. Det er hyggelig med et trivelig møterom og kanskje litt bevertning. Innkallingen sendes ut minst 2 uker før møtet og skal inneholde dato, klokkeslett for oppstart og avslutning, sted og saksliste. Innkallingen underskrives av daglig leder og styreleder. 
 
Det er lurt å ha et forslag til møteleder og referent klart før møtet starter. 
 
Gjennomføring av møtet
På generalforsamlingen har de som eier andeler stemmerett. Det kan lønne seg å finne ut hvem av møtedeltakerne som har stemmerett.
 
Sak 1 Åpning av daglig leder og godkjenning av innkalling
Sak 2 Konstituering med valg av møteleder, møtereferent og 2 personer til å skrive under protokollen (det vil si referatet)
Sak 3 Godkjenning av årets regnskap, tilbakebetaling av andeler og fordeling av overskudd
Sak 4 Godkjenning av årsrapport
Sak 5 Godkjenning av avviklingsvedtak
Sak 6 Takk til mentor og lærer.
 
Daglig leder eller aller helst styreleder ønsker alle velkommen og spør om noen har innvendinger til innkallingen. 
 
Deretter går daglig leder/styreleder over til sak 2 og kommer med forslag til de som skal velges. Den som blir valgt til møteleder fortsetter da med sak 3 og gir ordet til bedriftens økonomiansvarlig som forklarer regnskapet slik det står i årsrapporten og foreslår at regnskapet godkjennes. Deretter sier økonomiansvarlig noe om hvordan bedriftens overskudd skal disponeres. Vedtaket protokollføres av referenten. 
 
Møteleder går videre til sak 4 og ber hver avdelingsleder(eks; personalsjef, produksjonssjef) lese igjennom sin del av årsrapporten til godkjenning. Er det noen av eierne som ønsker endring i teksten må det protokollføres. 
Avslutningsvis tar møteleder sak 5 med godkjenning av avviklingsvedtak og sak 6 med å takke de som bør takkes og gir kanskje ordet til lærer og mentor for en sluttkommentar. Møtet heves av møteleder når sakslisten er gjennomført. 
 
Etterarbeid
Dersom det ble vedtatt endringer i årsrapporten på generalforsamlingen, så må den gjøres om. Protokollen skal underskrives av de 2 som ble valgt innledningsvis på møtet. Protokollen og årsrapporten sendes ut til alle andelseiere, lærer og mentor. Deretter sender dere årsrapporten til Ungt Entreprenørskap. Deretter fylles  Forenklet registermelding - blankett for sletting (BR1026B) med bedriftens navn og organisasjonsnummer, og underskrives av ansvarlig lærer (eller ansvarlig kontaktperson for SB). Skjema og referat med avviklingsvedtak fra generalforsamlingen sendes direkte til Brønnøysundregisteret. Dersom deltakerne i bedriftene ikke avvikler selv, vil de bli avviklet av Enhetsregisteret slik at ingen bedrifter skal leve lengre enn avtalt.
          a. For Ungdomsbedrifter skjer denne avviklingen fortrinnsvis i løpet av juli måned.
          b. Studentbedriftene har mulighet til å drive i inntil 12 måneders før de må avvikles, og blir ikke automatisk avviklet i sommerferien, men etter den angitte perioden.

Regelen om opplasting av årsrapport til UE gjelder fremdeles, noe som danner grunnlag for utsendelse av attester til deltakerne. Denne opplastingen skjer via den eksisterende bedriftsregistrerings-siden.
 
10. Attest fra Ungt Entreprenørskap
Etter dere har sendt inn årsrapporten og revisorberetning vil dere motta attester fra Ungt Entreprenørskap. Attestene blir sendt til læreren deres, som deler dem ut ved en passende anledning. Ta godt vare på attestene. De er viktige bilag til CV-en deres når dere skal søke jobb. En del arbeidsgivere anser det å ha drevet en ungdomsbedrift som en meget viktig erfaring og tillegger dette stor vekt.