Økonomi og regnskap


Det sier seg selv at bedriftens økonomi er viktig. Dere har lyst til å tjene penger, ikke tape penger på forretningsideen. Økonomien i en studentbedrift handler hovedsakelig om kalkulasjon, budsjettering og regnskap.
Visma tilbyr alle studentbedrifter tilknyttet UE gratis lisens til regnskapsprogrammet Visma eAccounting. 
Bestill eAccounting  her. I  Visma Mamut Community kan dere få hjelp.

Altinn har utviklet en budsjettguide som simulerer hva som vil skje med bedriften i året som kommer, og hva dette økonomisk sett vil føre til. Se guiden i høyre kolonne.

Driftsbudsjett: Lag en oversikt over hvilke kostnader produktutviklingen vil få, samt andre kostnader knyttet til selve driften. Hvilke inntekter håper dere på? Dersom dere har som mål å oppnå salg i løpet av studentbedriftsperioden kan dere sette opp det antall produkter dere har som mål å selge, samt hvilken pris dere vil ha for dem, da har dere sum inntekter.

Forventet overskudd/underskudd = sum beregnede inntekter - sum beregnede kostnader

Likviditetsbudsjett: Dere må kunne betale regningene deres før de forfaller. Sett opp en oversikt over hvilke innbetalinger og hvilke utbetalinger dere har hver måned. Kunsten er å sørge for at dere har nok kontanter på riktig tidspunkt slik at dere får betalt regningene i rett tid. I virkeligheten er det ofte slik at vi har mange utbetalinger i oppstarten og lite innbetalinger. Økonomiansvarlig bør sørge for å få inn andelskapitalen og eventuelle sponsorinntekter så fort som mulig. Dette er midler dere kan bruke på varekjøp før salgsinntektene ruller inn. Det er viktig å være klar over at sponsorinntekter ikke er andelskapital, men inntekter (omsetning) i en studentbedrift.
NB! Husk at en studentbedrift ikke skal ta opp mere lån/leverandørgjeld enn det dere til enhver tid har på konto/i andelskapital.  

Break even:
Hvor stort salg må dere ha før dere begynner å tjene penger? Nullpunktet er der inntektene er like store som kostnadene.

Alle bedrifter skal føre et regnskap, og studentbedrifter er intet unntak. Visma har laget et hefte om regnskapsvett, se kolonne til høyre. Regnskapet er et viktig verktøy for å holde en oversikt over den økonomiske driften i forhold til inntekter og kostnader i bedriften. Dette kan fortelle bedriften f.eks. om kunder har betalt det de skylder, hvor mye bedriften skylder til leverandører, hvor mye penger bedriften har til å betale regninger etc. For at regnskapet skal ha en verdi for bedriften er man nødt til å holde dette a jour, dette betyr at regnskapet må følges opp kontinuerlig ved hjelp av bilagsføring. Dette vil være den viktigste oppgaven til økonomiansvarlig i bedriften. Et bilag er dokumentasjon på ulike transaksjoner i selskapet. Dette kan være f.eks. være en kvittering på et varekjøp, en faktura fra strømleverandøren eller en utgående faktura fra selskapet. Den enkleste måten å ha kontroll og oversikt over bilagene er å bokføre disse i et regnskapssystem. På denne måten er bilagene enkle å finne tilbake til ved eventuelle kontroller eller spørsmål vedrørende regnskapet.
Det er to hovedverktøy som benyttes for å få en oversikt over regnskapet; resultatet og balansen. Resultatet forteller oss hvordan selve driften av selskapet går. Dette viser altså hvor stor inntjening og hvor store kostnader man har hatt i en periode. På denne måten kan man følge med driften og se hvilke perioder som eventuelt går bedre enn andre. Balansen viser oss blant annet hvor mye vi har, hvilke eiendeler bedriften har, hvor mye som er utestående fra kunder, hvor mye vi skylder leverandører, egenkapital og hvor mye penger som står i banken.

Veien mot et elektronisk regnskap
Tradisjonell regnskapsføring kjennetegnes av manuelle føringer og oppbevaring av bilag i permer. Dette er imidlertid en prosess i endring, og vi beveger oss mot en fremtid med elektroniske regnskap. Dette betyr at man nå ønsker å slippe de tunge, gamle bilagspermene og heller gå over til å ha alle bilag elektronisk i regnskapssystemer. Dette vil bidra til at regnskapene blir mer tilgjengelige og oversiktlige, samt sikrere oppbevaring av regnskapsmateriell.

Visma, Nordens største leverandør av programvare og tjenester innenfor økonomi og administrasjon, ønsker å invitere alle studentbedrifter til å bli med på denne reisen. Vi tilbyr derfor alle studentbedrifter gratis lisens til regnskapsprogrammet vårt Visma eAccounting. Dette er et reelt produkt som daglig brukes av bedrifter i deres regnskapsproduksjon. Ved å bruke dette programmet kan bedriftene få muligheten til å lære seg regnskapsføring i et ekte regnskapsprogram, samt få muligheten til å ha et elektronisk regnskap ved hjelp av bilde- og skanningfunksjonene i systemet. Bestill eAccounting og Webshop+ her. I Visma Mamut Community kan du få hjelp med systemene og finne nyttige tips og triks på Ungt Entreprenørskap sin egen side. Du kan blant annet legge igjen spørsmål i et eget brukerforum og se på videoer av programmene.

Dersom en studentbedrift ønsker en mer tradisjonell regnskapsproduksjon, har de også mulighet til å benytte regnskapsarket (Excel regnskapsprogram) og  word dokumentet Regnskapsanalyse, som ligger i margen til høyre.

Moms

Når studentbedriften er registrert i Ungt Entreprenørskap, kan bedriften ha en omsetning på kr 140.000 uten at bedriften må mva-registreres. Dette betyr at bedriften vil måtte betale merverdiavgift på alle varekjøp, men at det ikke er nødvendig å selge/fakturere varer og tjenester med mva. Dette vil gjøre regnskapsarbeidet enklere, samt gjøre bedriften konkurransedyktige på pris.

Regnskapspris

På NM for Studentbedrifter kan dere konkurrere om Økonomi- og regnskapsprisen i samarbeid med Visma

Prisen deles ut til den studentbedrift som viser god regnskaps- og økonomiforståelse gjennom regnskapet og tilhørende dokumentasjoner.

Kriterier til vurdering:

  • Det må foreligge et finansregnskap for studentbedriften som viser:
  • Bilagshåndtering - er det ordentlige og fullstendige bilag for alle inntekter og utgifter?
  • Bilagene skal være fullstendige (alle fakturaer skal inneholde formkravene som bokføringsloven krever).
  • Kontroll på bilagene (bruker de Visma eAccounting skal alle bilag ligge i systemet med PDF, bruker de perm skal alle bilag være numererte).
  • Oversiktlighet - er det en god henvisning mellom bilag og regnskap og er bilagene samlet på en ordentlig måte?
  • Bank skal være avstemt for hver avsluttede måned.
  • Kasse- og kontantregistrering - er det et godt system for registrering av kontantsalg og god orden med inn/uttak av kasse?
  • Sluttregnskapet - er det laget en ordentlig resultatoppstilling og balanse?

Utover foranstående vil det bli vurdert generell kunnskap om finansiering, økonomisk styring og kontroll herunder:

  • Kjennskap om budsjettering
  • Kjennskap til interessenter til regnskapet (utenom skattemyndighetene)
  • Kjennskap til krav til regnskap og revisjon
  • Kjennskap til regler om merverdiavgift
  • Kjennskap til regler om lønn og arbeidsgiveravgift
  • Kjennskap til andre plikter og rettigheter som bedriftseier / arbeidsgiver

Skattetrekk ved lønnsutbetalinger

Studentbedrifter er fritatt for plikten til å sende inn lønnsoppgave og skal heller ikke foreta skattetrekk når samlet lønnsutbetaling til en person i løpet av inntektsåret ikke overstiger kr. 10 000. Overskrides beløpsgrensen, skal hele beløpet lønnsinnberettes. Det er altså skattefrihet for lønn og annet arbeidsvederlag som ikke overstiger kr 10 000.

Skulle overskuddet bli så stort at man får en lønn som overstiger grensen på kr. 10.000 skal den som har registrert SBen i Altinn bestille elektronisk skattekort for de som er registrert i studentbedriften HER. Hvis det ikke blir levert et slikt frikort eller ordinært skattekort, plikter SBen å foreta 50 % skattetrekk.

Studiereiser som har en faglig relevans til SBens virksomhet vil normalt kunne anses tilknyttet driften. Derimot vil reiser av mer feriemessig art utløse skatteplikt for deltakerne og likestilles med arbeidsvederlag med krav til lønnsinnberetning som beskrevet foran.

Lurer dere på hvordan dere innberetter lønn? Den som har registrert studentbedriften i Altinn kan innberette lønn via Forenklet a-melding A05. Forenklet a-melding er tilgjengelig HER.

Se mer i vedlagte pdf i høyre kolonne.

Dersom dere i studentbedriften betaler andre enn de som er deltakere i studentbedriften for tjenester går dette under 'utgifter'.

Dersom honoraret ikke overstiger 10 000kr er dette skattefritt for mottaker, se mer her.

Dersom honoraret overstiger 10.000kr må mottager skatte av denne inntekten. Regler for skatt, arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk og rapportering for institusjon eller organisasjon som ikke har erverv til formål finner dere her.

Når dere starter egen bedrift påtar dere dere også en del formelle forpliktelser overfor offentlige myndigheter. 

Les retningslinjer for studentbedrifter som er registrert i regi av Ungt Entreprenørskap, se høyre kolonne.

MVA: Studentbedrifter er ikke registrert i MVA-registeret/momsregisteret. For denne virksomhetsformen (med læring som formål) slår MVA inn 140 000kr. 
Dette innebærer at SBen betaler moms for alt varekjøp (som vanlige privatpersoner), men slipper å selge varer/tjenester med moms. Dette sparer dere for mye regnskapsarbeid og mva-registrering, og gjør at dere kan gi kundene en billigere pris.
Når du kjøper en vare som er momsbelagt så er det den som selger varen som skal legge på moms og oppgi hvor mye momsen utgjør. Du skal ikke behøve å foreta deg noe og trenger ikke et nummer.

ARBEIDSGIVERAVGIFT FOR STUDENTBEDRIFTER